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EUROPA Förderung

Auszubildende und Ausbilder*innen berichten aus dem Praktikum

Kolleginnen aus South Tyneside und Frau Vierzigmann

Larissa Vierzigmann in South Tyneside (Großbritannien)

Larissa Vierzigmann, derzeit Auszubildende (2. Ausbildungsjahr Verwaltungswirtin) im Bereich Bodenverkehr und technische Dienste, absolvierte ein EU-Praktikum in der Stadtverwaltung South Tyneside.

Damit war sie die erste EU-Praktikantin in einer Partnerstadt Wuppertals! 

In vielen Abteilungen: u.a. Legal Team, Digital Services, Democratic Service, Büro des Bürgermeisters  durfte sie die Arbeit der Kolleg*innen kennenlernen und mitarbeiten.

Am Samstag, den 21. Oktober ging es für mich los nach South Tyneside, England, eine unserer Partnerstädte. South Tyneside ist eine junge Stadt, 1974 entstanden aus den bis dahin selbständigen Städten South Shields (wo auch das Rathaus steht), Jarrow, Hebburn, Boldon, Whitburn und Cleadon.


South Tyneside und Wuppertal

Obwohl die Stadt Wuppertal im Ausland in der Regel nicht allzu bekannt ist (mit Ausnahme der Schwebebahn), haben viele Bürger*innen von South Tyneside bereits von ihr gehört. Kein Wunder, ist sie doch unsere älteste Partnerstadt. Das liegt vor allem daran, dass vor einigen Jahren regelmäßig Schüleraustausche zwischen den beiden Städten stattfanden. Also waren viele englische Mitarbeiter*innen, die ich im Rathaus getroffen habe, schon einmal in Wuppertal und erinnern sich an ihre erste Fahrt mit der Schwebebahn.  Auch von Tuffi hatte schon der ein oder andere gehört.

Rathaus South Tyneside

Arbeitsstrukturen

Mein Praktikumstag begann jeden Tag um 9:30 und endete um 16:30. Da ich fast jeden Tag in einer anderen Abteilung verbracht habe, bin ich jeden Morgen zum Customer Service Center gegangen, von wo aus ich meinen Ansprechpartner aus der jeweiligen Abteilung angerufen habe, der mich dann von dort abgeholt hat. Das Customer Service Center von South Tyneside ist die Rezeption des Rathauses und zuständig für alle Fragen und Anliegen der Bürger*innen des Bezirks. Es ist also nicht möglich, sich als Besucher*in alleine durch das Rathaus zu bewegen, da sich die meisten Türen nur mit einem Mitarbeiterausweis öffnen lassen. Wer einen Termin hat oder einen Mitarbeitenden im Rathaus besuchen möchte, muss sich in eine Liste eintragen und bekommt einen Besucherausweis ausgehändigt.

Einführung in mein Praktikum

Begrüßt wurde ich durch meine Mentorin June, die zunächst zur besseren Orientierung mit mir eine Führung durch das Rathaus unternommen hat. Ich bekam meinen eigenen Laptop und einen eigenen „doorpass“  um mich eigenständig durch das Gebäude bewegen zu können. Außerdem habe ich an diesem Tag mehrere Onlinetests bearbeitet, die für jede neue Mitarbeitende Pflicht sind. Die Tests beinhalteten die Themen Gleichberechtigung, Datenschutz und Arbeitssicherheit.

Das Rathaus von South Tyneside wurde vor wenigen Jahren komplett renoviert. Durch die Renovierung ist das Rathaus offen geplant und Einzelbüros sind nur noch für Abteilungsleiter vorgesehen. Alle anderen Mitarbeiter*innen arbeiten in Großraumbüros, die sich teilweise über die gesamte Etage erstrecken. Die Mitarbeitenden haben dadurch keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern arbeiten mit ihren jeweiligen Teams zusammen an einem Platz, der gerade verfügbar ist. Alle arbeiten an Laptops, die sie an ihrem Arbeitsplatz mit einem großen Bildschirm verbinden. Für die Aufbewahrung persönlicher Gegenstände wird jedem Mitarbeiter ein Spind zur Verfügung gestellt. Im Laufe der Renovierung wurden die Wände, Küchen, Sitzecken und Spinde  der verschiedenen Stockwerke in unterschiedlichen Farben gestaltet. Die Mitarbeiter*innen haben es sich angewöhnt, nicht vom ersten oder zweiten Stock zu sprechen, sondern vom grünen, blauen, gelben oder pinken Stockwerk.

traditionelle Robe

Büro des Bürgermeisters

Im Gegensatz zu dem modernen Teil des Rathauses ist der vordere Teil sehr traditionell gehalten. Hier arbeiten nur wenige Mitarbeiter*innen unter anderem aber der Bürgermeister und sein Team.

Einen halben Tag hospitierte ich im Büro des Bürgermeisters, Councillor Norman Dick.  Janice, meine Ansprechpartnerin in dieser Abteilung, hat einmal pro Woche eine Besprechung mit dem Bürgermeister zur Terminplanung der kommenden Wochen. Hierbei handelt es sich meist um repräsentative Termine wie Eröffnungen oder Besuche von Einrichtungen. Janice sammelt vorab alle Einladungen, die der Bürgermeister in der Woche bekommen hat und gleicht sie mit seinem Terminkalender ab. Überschneiden sich Termine, entscheidet sie gemeinsam mit dem Bürgermeister, welchen Termin er wahrnehmen möchte. Unter anderem standen der Besuch des Kindergartens „Nursery Time“  und  das traditionelle Einschalten der Weihnachtslichter auf der Tagesordnung. Oft nimmt an einem Termin, zu dem der Bürgermeister nicht persönlich erscheinen kann der stellvertretende Bürgermeister teil.

Mayor, Mayoress und Frau Vierzigmann im Büro

Im Gegensatz zu Deutschland hat jeder Bürgermeister in England eine „Mayoress“. Dies ist kein gewähltes Amt, die Mayoress hat eine rein repräsentative Rolle und begleitet den Bürgermeister zu seinen Terminen. In der Regel ist die Mayoress die Ehefrau des Bürgermeisters, in South Tyneside ist sie eine gute Freundin des Bürgermeisters: Mayoress Jean Williamson. Ich hatte die Möglichkeit, Janice zur Terminbesprechung mit dem Bürgermeister zu begleiten, so konnte ich ihn und die Mayoress kennen lernen.

Beide sind sehr nette Menschen, der Bürgermeister hat einen guten Sinn für Humor und hat mir gleich in den ersten fünf Minuten auf Deutsch einen Schnaps angeboten.

Nach der wöchentlichen Besprechung hatte der Bürgermeister noch einen Termin, an dem ich teilnehmen durfte. Ein Junge und seine Oma bekamen von ihm eine Führung durch das Rathaus, dabei hat der Bürgermeister uns auch eine große Wandtafel gezeigt, auf der die Namen aller bisherigen Bürgermeister festgehalten wurden. Da in England jedes Jahr vom Rat ein neuer Bürgermeister gewählt wird, ist diese Tafel entsprechend groß. Nach der Führung  durften wir uns in das Gästebuch der Stadt eintragen.

Später am Tag konnte ich Janice helfen, einen Brief des Bürgermeisters an eine Wuppertalerin ins Deutsche zu übersetzen. Es war seine Einladung an die langjährige Brieffreundin einer Mitarbeiterin des Rathauses South Tyneside.

Democratic Service

Interessant war meine Zeit im „democratic Service“, einer Abteilung, die eng mit dem Stadtrat zusammen arbeitet.  Paul, der in der dort arbeitet, hat mir einen kurzen Überblick über seine Arbeit und die Arbeit des Rates gegeben. Hier werden unter anderem neue Ratsmitglieder eingearbeitet oder Recherchen für Ratsmitglieder betrieben. Außerdem zählte zu den Aufgaben des Mitarbeiterstabs, die Arbeit der Ratsmitglieder zu prüfen.

Legal Team

Diane vom “legal team” kümmert sich um die Verwaltung der Grundstücke von South Tyneside. Sie ist beispielsweise für den Kauf und Verkauf von Grundstücken zuständig. Sie arbeitet mit einem Programm namens MapInfo Professional, das alle Grundstücke innerhalb des Bezirks anzeigt. Hier kann unter anderem eingesehen werden, ob South Tyneside Eigentümerin von bestimmten Grundstücken  ist oder welche Grundstücke verpachtet werden. Während meines Vormittags dort durfte ich ein wenig mit dem Programm arbeiten und auf einem Plan die Grenzen eines zu verkaufenden Grundstückes einzeichnen.

South Tyneside Homes

Einen halben Tag habe ich im Callcenter von South Tyneside Homes (vergleichbar einem Eigenbetrieb) verbracht. Das städtische Unternehmen vermietet Häuser und Wohnungen an Bürger*innen von South Tyneside zu günstigen Preisen. Außerdem haben die Bewohner der Häuser die Möglichkeit, diese für einen günstigen Preis zu kaufen. Im Callcenter rufen Bürger*innen wegen unterschiedlichster Probleme an, beispielsweise bei Zahlungsschwierigkeiten der laufenden Miete oder die Vereinbarung eines Termins für Reparaturen. Allerdings können die meisten Angelegenheiten auch unkompliziert online über die Homepage von South Tyneside abgewickelt werden. Die meisten Anrufer sind ältere Bürger*innen, denen der persönliche Kontakt wichtig ist. 

Digital Services

Zwei Tage habe ich beim Digital Service verbracht. Die Teams befassen sich mit allem, was mit Technik zu tun hat. So gibt es zum Beispiel Teams, die sich mit der digitalen Entwicklung der Stadt befassen oder mit den technischen Geräten der Stadt.

Ich war dem Team zugeordnet, das die  Homepage der Stadt pflegt und entwickelt. Hier wird u.a. die Website (um)programmiert, Texte geschrieben und eingestellt sowie Seiten neu designend. Besonders spannend fand ich wie die Homepage unter dem Aspekt der Behindertenfreundlichkeit gestaltet wird. Hier wird unter anderem auf verschiedene Sehbehinderungen Rücksicht genommen oder auf motorische Schwierigkeiten. So lässt sich beispielsweise die gesamte Homepage mit der Tastatur steuern. Die Farben haben starke Kontraste für Farbenblinde oder Menschen mit Einschränkungen der Sicht, die Schriftart ist gut lesbar und groß, außerdem wird in Rücksicht auf Analphabeten und Ausländer eine einfache Sprache verwendet. Um sich in Menschen mit eingeschränkter Sicht hinein versetzen zu können, hat der Digital Service einen Koffer mit verschiedenen Brillen, die Sehbehinderungen  simulieren. So gibt es Brillen, die einen zu schielen zwingen, einen Tunnelblick simulieren  oder die nur eine sehr verschwommene Sicht ermöglichten. Ich durfte diese Brillen auch einmal ausprobieren.

Eine Form der transparenten Arbeitsorganisation

Das Team „digital services“ hatte eine interessante Art der Arbeitsorganisation, die mich sehr angesprochen hat. 

Den Mittelpunkt der Arbeitsorganisation bildet eine große Tafel, die für alle Mitarbeiter*innen gut sichtbar aufgestellt ist. Hier werden für zwei Wochen im Voraus die zu erledigenden Aufgaben auf Post its gesammelt. Hat ein Mitarbeiter einen Vorschlag für Aufgaben, die in kommenden Wochen noch erledigt werden müssen, kann dieser separat auf einer kleineren Tafel mit Angabe des zu erwartenden Zeitaufwandes angeheftet werden. Am Ende der zwei Wochen wird als Team entschieden, ob die Aufgabe auf die Tafel für die nächste Periode kommt, ob die Aufgabe erst zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden kann oder ob die Aufgabe zunächst einmal zurückgestellt werden muss.

Die große Tafel gliedert sich in fünf Spalten:

1.            „Zu erledigen“: Alle Aufgaben, die noch zu erledigen sind, sind in dieser Spalte zu finden. So können Mitarbeiter, die gerade mit ihren Aufgaben fertig geworden sind, sich auf der Tafel eine neue Aufgabe aussuchen

2.            „In Bearbeitung“: Hat sich ein Mitarbeiter für eine Aufgabe entschieden, klebt er den Zettel mit der Aufgabe von der ersten in die zweite Spalte, so wissen die anderen Mitarbeiter*innen, dass sich bereits jemand um die Aufgabe kümmert

3.            „Unterschrift/Prüfung:“ Ist eine Aufgabe erledigt, braucht allerdings noch eine Unterschrift von einem Vorgesetzten oder muss noch geprüft werden, befindet sich die Aufgabe in der dritten Spalte

4.            „Geplant“: Ist eine Aufgabe für einen bestimmten Tag geplant, befindet sie sich in der vierten Spalte

5.            „Erledigt“: Sobald die Aufgabe erledigt ist, wird sie in die fünfte Spalte geklebt

Im Laufe der Wochen wandern also alle Aufgaben von der ersten Spalte bis in die fünfte, sodass zum Ende hin optimaler Weise alle Post its in der letzten Spalte angekommen sind.

Arbeitsorganisation DS

Die Post its, auf denen die Aufgaben stehen beinhalten auch immer eine geschätzte Zeitangabe, hierfür gibt es ein eigenes Zahlensystem (1 = >30 min; 2 = bis zu 1 St. usw.) Nach Erledigung der Aufgabe wird die Zeitangabe falls nötig noch einmal korrigiert. Außerdem gibt es verschiedene Farben, um die Art der Aufgabe zu markieren. Aufgaben auf pinken Zetteln sind von Anfang an geplant gewesen, kommen Mitarbeitern jedoch dringende Aufgaben dazwischen, schreiben sie diese auf blaue Zettel. Da sich erfahrungsgemäß nicht jede Aufgabe planen lässt und oft wichtige Aufgaben dazwischenkommen, wird zu Beginn der Periode nur ungefähr die Hälfte der Arbeitszeit verplant.

Jeden Morgen gibt es eine kurze Besprechung, bei der jeder Mitarbeiter den Kollegen erzählt was er am vorherigen Tag gemacht hat und was für den aktuellen Tag geplant ist. Zum Ablauf der Periode gibt es eine längere Besprechung, bei der die letzten zwei Wochen noch einmal genauer analysiert werden. Hier wird zum Beispiel besprochen was gut gelaufen ist und wo Schwierigkeiten bestanden. Sollte in der Woche wenig geschafft worden sein, werden die Gründe dafür ermittelt (z.B. Krankheitsfälle, viele Konferenzen etc.). Außerdem werden die nächsten zwei Wochen geplant.

Dieses System der Arbeitsorganisation wird im Team seit einigen Monaten angewandt und wird von allen Mitarbeiter*innen gut angenommen. Es eignet sich vor allem für Teams, die ständig wechselnde Aufgaben haben.

Eigene Tätigkeiten

Eine meiner Aufgaben vor Ort war die Sortierung von Formularen. In der Vergangenheit ist aufgefallen, dass neue Mitarbeiter*innen und deren Teamleiter sich schwertun, aus all den Formularen die herauszusuchen, die benötigt werden (z.B. die Beantragung eines neuen Laptops oder den Zugang zu einem Kopierer).Sema, die  neue Praktikantin der Abteilung,  und ich haben rund 50 Formulare in Gruppen und Untergruppen eingeteilt, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten. Unter anderem haben wir die Gruppen „Checkliste für neue Mitarbeiter“, „Email“ und „Homeoffice“ gebildet. Im Anschluss haben wir unsere Ergebnisse in ein Programm übertragen, damit andere die Effizienz unserer Sortierung überprüfen konnten und unsere Ergebnisse mit denen anderer Mitarbeiter*innen verglichen werden konnten.

Marketing

Das Marketingteam befasst sich mit der Öffentlichkeitsarbeit der Verwaltung, hierzu gehört unter anderem auch das Presseteam. Vor Ort habe ich eine eigene Tagesaufgabe bekommen. Zur bald bevorstehenden „Recyclingwoche“ wurde geplant, einen Flyer für alle Bewohner zu erstellen, der über die korrekte Art des Recycelns aufklärt. Meine Aufgabe war es, den Flyer zu entwerfen. Hierfür habe ich den Vormittag mit Recherchen im Internet verbracht um die Texte für den Flyer zu schreiben. Sobald ich mit dem Inhalt fertig war, bin ich zum Designteam der Verwaltung gegangen. Hier habe ich dabei zusehen können, wie aus meinen Notizen ein richtiger Flyer erstellt wurde, der auch optisch gut aussieht. Am Ende des Tages durfte ich einen ersten Entwurf des Flyers mit nach Hause nehmen.

Public Health Team

Einen halben Tag war ich beim Public Health Team. Hier befassen sich die Mitarbeiter*innen mit gesundheitsfördernden Angeboten und der Informationserstellung (u.a. Flyer) für die Einwohner*innen des Districts. Ein aktuelles Projekt befasst sich mit dem Rauchen in der Schwangerschaft. In South Tyneside haben vor einigen Jahren noch über 25% der Frauen, die kurz vor der Entbindung standen geraucht. Um diese Zahlen zu senken, haben sie sich ein Konzept überlegt. Frauenärzte und Hebammen von schwangeren, rauchenden Patientinnen haben diese über Beratungsstellen informiert. Sobald die Frauen einen Termin bei der Beratungsstelle wahrgenommen haben, haben sie einen Gutschein über 50£ bekommen, mit dem sie unter anderem Windeln oder Umstandsmode kaufen konnten. Im Verlauf der  Schwangerschaft wurden die Frauen immer wieder getestet und wenn sie weiterhin nicht geraucht haben, haben sie mehr Geld bekommen. Die Quote der rauchenden Schwangeren ist so in kurzer Zeit auf unter 15% gefallen.

Beim Public Health Team durfte ich zwei Flyer, die gerade neu erstellt wurden gegenlesen und meine eigenen Ideen einbringen. Einer der Flyer war eine Überarbeitung des alten Informationsflyers zum Thema Rauchen in der Schwangerschaft, der andere zum Thema „physisch und psychisch gesund bleiben in der Weihnachtszeit“. Außerdem habe ich für den Dezember-Newsletter des Public Health Teams einen kurzen Bericht über Wuppertal und die Unterschiede zwischen Deutschland und England geschrieben, der auch veröffentlicht wurde.

Abfallentsorgung

Meinen letzten Tag habe ich mit verschiedenen Mitarbeitenden der Abfallentsorgung verbracht. Hier habe ich eine ausführliche Führung über das Gelände bekommen. Ich konnte die verschiedenen Hallen sehen, in denen die Müllwagen geleert werden oder das „Material“ von Hand  weiter sortiert wurde. Außerdem habe ich „Recycling Village“ gesehen, den Wertstoffhof von South Tyneside. Das war besonders spannend für mich, da ich darüber zwei Tage zuvor bei meinen Recherchen zum Thema Recycling beim Marketing Team gelesen hatte. Direkt neben dem Wertstoffhof ist ein Geschäft, das von der Verwaltung von South Tyneside betrieben wird. Bürger*innen des Bezirks können hier alte Möbel, Bilder, Deko, Spiele und vieles mehr spenden, und alles wird zu einem  kleinen Preis weiter verkauft. Momentan ist das Geschäft noch sehr klein, es gibt allerdings Pläne es in der nächsten Zeit weiter zu vergrößern, da South Tyneside das Wiederverwerten von Gegenständen in gutem Zustand sehr unterstützt.

Studio Bibliothek

Die Bibliothek

Eigentlich hätte ich einen meiner ersten Praktikumstage in der Bibliothek von South Tyneside verbringen sollen, leider war mir dies aus gesundheitlichen Gründen nicht möglich gewesen. Freundlicherweise hat sich Russel, ein Bibliothekar dazu bereit erklärt mich an einem Samstag durch die Bibliothek zu führen. Das Gebäude wurde 2016 neu eröffnet, dementsprechend modern ist es. Die Ausstattung hat mich sehr beeindruckt. Neben Büchern, Filmen und Spielen haben die Bürger*innen hier auch die Möglichkeit 3D Drucker und Laser-Cutter kostenlos zu nutzen. Außerdem gibt es ein sehr gut ausgestattetes Fernsehstudio mit Kameras, Kostümen und Tontechnik. Es wird primär in der Weihnachtszeit genutzt um mit der Familie Weihnachtskarten zu erstellen. Für die Kinder gibt es außerdem einen Vorleseraum, der mit vier Beamern ausgestattet ist. Hier können 360° Bilder und Videos an die Wände projiziert werden um das Leseerlebnis zu verschönern.

Freizeitgestaltung

Da South Tyneside eine Küstenstadt ist, konnte ich einige Male den Strand besuchen, der nur eine halbe Stunde Fußweg entfernt von meiner Unterkunft lag. Zwar war es Ende Oktober etwas zu kalt, um schwimmen zu gehen, trotzdem war der Strand sehr schön und viele Bürger*innen nutzen die Wochenenden, um mit der Familie oder dem Hund spazieren zu gehen. Hier habe ich auch meine ersten Fish and Chips gegessen, allerdings ohne den traditionellen Essig.

Meinen letzten Tag habe ich in New Castle verbracht, die nächste größere Stadt, in der auch der Flughafen liegt. Mit der Metro war es ein kurzer Weg von 20 Minuten bis in die Stadt. Besonders gefallen haben mir die Schaufenster eines Geschäftes in der Innenstadt, in denen aufwendig mit Puppen die Geschichte von „Charlie und die Schokoladenfabrik“ dargestellt wurde.

Mein Fazit

Insgesamt war mein Praktikum für mich eine großartige Erfahrung. Leider bin ich gleich an meinem zweiten Arbeitstag krank geworden und musste zwei Tage im Bett verbringen. Aber auch in dieser Zeit hat sich meine Mentorin June gut um mich gekümmert und mir sogar angeboten, mir Lebensmittel oder Medizin vorbei zu bringen.

Ich habe mich während meiner Zeit in England sehr wohlgefühlt. Alle Mitarbeiter*innen haben gerne ihren täglichen Arbeitsablauf mit mir geteilt und so konnte ich viel in den Abteilungen lernen. Zudem waren alle Kolleg*innen sehr an meiner Arbeit in Wuppertal interessiert.

In den Mittagspausen bin ich oft mit meinen Kollegen in der Mensa etwas essen gegangen und konnte mich mit Ihnen über verschiedene Dinge austauschen. Vor allem der Brexit war ein sehr aktuelles Thema, das viele beschäftigt hat. Die Praktikantin vom Digital Service, Sema, hat mir erzählt, dass sie 2016 gegen den Brexit gestimmt hat und sie jetzt vor allem befürchtet, dass nach dem Austritt junge Leute wie sie deutlich weniger Möglichkeiten haben zu reisen bzw. in anderen europäischen Ländern zu arbeiten.

Ich wäre sehr gerne länger geblieben und hoffe, dass sich mir irgendwann noch einmal die Möglichkeit bietet, Wuppertals älteste Partnerstadt zu besuchen.

Erläuterungen und Hinweise

Bildnachweise

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